Uw bestaande Access-applicatie uitbreiden met de mogelijkheden van AI.
AI hoeft niet te betekenen dat u uw bestaande software moet vervangen.
Met een koppeling tussen Microsoft Access en AI kunnen bestaande applicaties worden uitgebreid met functies die voorheen veel handmatig werk vereisten. Denk bijvoorbeeld aan het lezen en analyseren van e-mails, het herkennen van gegevens en het automatisch koppelen van informatie aan uw bestaande database.
Hieronder een praktisch voorbeeld van wat hiermee mogelijk is.
Van e-mail naar concept offerte
Stel dat een klant een e-mail stuurt met verschillende werkzaamheden. In plaats van deze informatie handmatig over te nemen, kan AI de tekst van de e-mail analyseren.
De informatie wordt vervolgens gekoppeld aan de gegevens die al in uw Access-database aanwezig zijn.
1. Uw bestaande activiteiten en prijzen
De bestaande activiteiten, omschrijvingen, eenheden en prijzen blijven gewoon in uw eigen database staan.
AI hoeft deze gegevens dus niet zelf te bedenken. De AI-koppeling gebruikt de informatie uit uw bestaande Access-applicatie om de tekst van een e-mail te interpreteren en de juiste activiteiten te zoeken.
De bestaande Access-tabel met activiteiten, omschrijvingen, eenheden en prijzen vormt de basis.
2. Een klant stuurt een e-mail
Een klant hoeft geen speciaal formulier in te vullen.
Een klant kan gewoon een normale e-mail sturen waarin hij beschrijft wat hij nodig heeft.
Bijvoorbeeld:
“Het terras van ongeveer 35 vierkante meter moet worden gereinigd. Daarnaast willen we ongeveer 20 meter coniferenhaag laten snoeien…”
AI kan deze tekst analyseren en de informatie eruit halen.
de mail van een klant
3. AI analyseert de e-mail
De e-mail wordt door AI geanalyseerd. Vervolgens wordt gekeken welke activiteiten uit de bestaande Access-database bij de tekst uit de mail passen.
Daarbij kunnen bijvoorbeeld de volgende gegevens worden herkend:
welke werkzaamheden de klant vraagt;
de hoeveelheid;
de door de klant gebruikte eenheid;
de betreffende klant;
adresgegevens;
een omschrijving van de aanvraag.
Ook kan de bestaande klant op basis van het e-mailadres worden herkend. Bestaat de klant nog niet, dan kan deze automatisch aan de database worden toegevoegd.
4. Automatisch een concept offerte
De resultaten van de analyse kunnen vervolgens worden gebruikt om binnen Access automatisch een concept offerte op te bouwen.
In het voorbeeld wordt per offerte-regel onder andere weergegeven:
de gevonden activiteit;
de zekerheid waarmee deze activiteit is herkend;
de hoeveelheid;
de eenheid;
de oorspronkelijke hoeveelheid en eenheid van de klant;
de bijbehorende prijs;
eventuele opmerkingen.
Zo ontstaat in korte tijd een eerste opzet van de offerte.
AI doet het voorbereidende werk, u houdt de controle
AI kan veel werk uit handen nemen, maar hoeft niet zelfstandig beslissingen te nemen.
In het voorbeeld is bijvoorbeeld te zien dat de klant 5 meter bestrating noemt, terwijl de betreffende activiteit normaal gesproken in m² wordt berekend.
De software zet dit daarom niet zomaar om naar een hoeveelheid m². De afwijking wordt zichtbaar gemaakt, zodat de gebruiker dit kan controleren.
AI doet zoveel mogelijk voorwerk. De gebruiker houdt de eindcontrole.
Dat is ook belangrijk bij andere toepassingen. Wanneer informatie niet eenduidig uit een e-mail kan worden gehaald, kan de software dit juist zichtbaar maken in plaats van zomaar een waarde in te vullen.
Wat kan AI betekenen voor uw bestaande software?
Dit voorbeeld laat zien dat AI niet alleen interessant is voor nieuwe applicaties.
Ook een bestaande Access-applicatie kan worden uitgebreid met AI-functionaliteit.
Denk bijvoorbeeld aan:
e-mails automatisch analyseren;
gegevens uit vrije tekst herkennen;
informatie uit documenten halen;
klantgegevens herkennen;
aanvragen koppelen aan bestaande activiteiten;
automatisch conceptoffertes samenstellen;
bestaande gegevens slimmer doorzoekbaar maken;
informatie uit verschillende bronnen combineren;
handmatige invoer verminderen.
Welke mogelijkheden interessant zijn, hangt af van uw huidige software en werkzaamheden.
Uw bestaande Access-applicatie als basis
Bij SWH Software ontwikkelen we al jarenlang maatwerksoftware met Microsoft Access, eventueel in combinatie met SQL Server. Ook bestaande applicaties kunnen worden aangepast en uitgebreid. SWH.nl
Een AI-koppeling kan daarbij onderdeel worden van de applicatie die u al gebruikt.
U hoeft dus niet opnieuw te beginnen.
We kunnen bekijken waar binnen uw huidige software veel handmatig werk plaatsvindt en of AI daar een praktische aanvulling kan zijn.
Benieuwd wat AI binnen uw bestaande software kan betekenen?
Heeft u een bestaande Access-applicatie en vraagt u zich af of AI bepaalde werkzaamheden kan overnemen of versnellen?
We kijken graag samen naar uw huidige situatie en de mogelijkheden.